MODULO IV - NATACHA LA TORRE
Software Administrativo
Toda Empresa
requiere de un software Administrativo y contable para facilitar el control del
sistema financiero. Un software es una herramienta que nos ayuda a organizar y
a procesar la información que se genera a lo largo del crecimiento de una
empresa o negocio, gracias a la información que se genere podemos tomar mejores
decisiones. Un software administrativo ayuda a las empresas a contar con herramientas
y aplicaciones personalizadas que se ajusten a sus necesidades para aumentar
sus ventas, controlar sus costos, ser más competitivas, ofrecer un
mejor servicio al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones,
ser más productivas y adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros. Un software
administrativo es una nueva aplicación en la economía para las empresas que
necesitan: Aumentar sus ventas, controlar costos, ser más competitivas, ofrecer
más a los clientes, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más
productivas, adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros. Hay una variedad
de software administrativo que permite gestionar y tener mejor organizada
cualquier empresa o negocio. Los sistemas de
información son una herramienta de trabajo de gran importancia para las
organizaciones, ya que esto facilita y agiliza los procesos rutinarios que
generan gastos o requieren mayor tiempo para su ejecución. Estos sistemas de
información permiten manejar los datos de manera automatizada con el fin de
proporcionar al usuario de manera rápida información sobre las diversas
asistencias. Unas de las ventajas de usar software es
la facilidad de operar y permite que los procesos que se realicen en
menos tiempo, incrementando la productividad de la empresa. Se adapta a la
empresa cubriendo requerimientos especiales para logar un mejor funcionamiento.
Utilización de los Software Administrativo
Dentro de los requerimientos de las
pequeñas y medianas empresas, y tras la revolución tecnológica acontecida
después de la segunda mitad del siglo XX, donde el computador se ha convertido
en una herramienta esencial al interior del campo empresarial, surge la
necesidad en éstas de integrar programas o software que ayuden al manejo de
diversas áreas, para así contribuir a un mayor control de los procesos, y que
esto, por consiguiente, se refleje en mayor rentabilidad empresarial.
Este
tipo de software pueden conocerse cómo Programas Administrativos, y
cumplen diferentes funciones a nivel empresarial. Existe toda una variedad de
este tipo de programas, desde los que cumplen labores específicas, como los
programas para el control de inventario, o para el manejo de la contabilidad,
hasta aquellos que cumplen tareas más complejas e integradas, entre los que se
encuentran los ERP, por ejemplo. Elegir un programa de este tipo para cualquier
empresa, sea grande o pequeña, ayudará, sin duda, a mejorar la calidad de los
procesos y la administración de la misma.
¿Para qué sirve un Programa Administrativo?
Un programa administrativo, a nivel empresarial, puede
cumplir varias funciones, que ayudarán a un mejor manejo de la empresa. Las
grandes empresas, por sus características, normalmente tiene integrado este
tipo de software, y se han convertido en el principal mercado para los
proveedores a nivel mundial.
Las pequeñas y medianas empresas se han
quedado relegadas un poco en este campo, en parte por el alto costo para la
implementación de los mismos, que un momento dado éstos ostentaban, y por el
otro, porque a veces, por el tamaño del negocio, no se consideraron necesarios.
Sin embargo, tras la imposición fuerte
de la Internet, la cual ha facilitado el acceso a múltiples herramientas, y la
realización de intercambios comerciales de manera más rápida y confiable, este
tipo de programas han abaratado costos, llegando incluso a conseguirse de forma
libre, lo cual los convierte en una herramienta que puede llegar a ser de gran
utilidad y de fácil consecución.
Un programa administrativo es un producto que se
encargan de controlar los procesos administrativos, como su nombre lo indica,
de cualquier empresa, como, por ejemplo, las transacciones, las compras, las
ventas, las cuentas por cobrar y por pagar, las existencias en los inventarios,
las operaciones contables, la facturación, entre otros.
Hay
toda una variedad de programas en el mercado diseñados para manejar este tipo
de actividades, y hacer que la administración de la empresa sea más sencilla y,
por supuesto, rentable.
Además
de ello, un programa administrativo puede
ayudar a que la transacciones se den de manera más confiable y transparente, y
de acuerdo a las disposiciones legales, pues existen programas configurados
para seguir estos parámetros, lo cual contribuirá a un mejoramiento de la
imagen empresarial, brindándole mayor confiabilidad, así como a evitar
problemas de tipo legales o jurídicos.
¿Cómo seleccionar un Programa
Administrativo adecuado?
Antes
que nada, es necesario saber que existen infinidad de Programas administrativos en el mercado, y al
momento de interesarse en conseguir uno, esto se puede volver una tarea
bastante dispendiosa, que puede generar grandes dolores de cabeza, y hacernos
desfallecer en nuestra búsqueda.
Es necesario tener presente que este
tipo de programas resultan muy útiles al interior de cualquier tipo de empresa,
y su implementación resultará más beneficiosa que problemática, puesto que su
función es facilitar la administración del negocio, ayudando a que su dueño
tenga mayor control del funcionamiento y estado del mismo.
Al
momento de buscar un programa administrativo, tenga
en cuenta las necesidades de su empresa, y para qué específicamente lo
necesita. Si sólo requiere algún programa que le ayude a manejar su inventario,
por ejemplo, lo más indicado es que busque programas solamente enfocados en
este aspecto, pero si sus necesidades se extienden a más funciones, lo más
recomendable es que acuda a un software que cumpla múltiples tareas.
Así mismo, se puede evaluar que otras
posibilidades, además de las que se necesitan, pueden ofrecer el software. Caso
por ejemplo de que un programa, además de ayudarle a saber qué existencias
tiene, le avise cuando estás se estén terminando, para que así esté siempre
abastecido, o le ayude a mantener una base de datos de sus clientes y
proveedores.
Siempre es aconsejable enterarse bien
de lo que puede ofrecerle las diferentes variedades de programas que encuentre,
porque siempre existirá la posibilidad de hallar uno que le ayude en algo más
de lo que pretendía.
Cuando se detecta la necesidad de que
se administren diversas áreas, las cuales no se encuentran relacionadas, por
ejemplo, organización de inventarios y manejo de contabilidad, es mejor buscar
un solo programa que cumpla con las diferentes funciones que se necesita, y no
instalar varios programas, donde cada uno de los cuales cumpla con una tarea
específica, pues esto, antes que ayudar, puede llegar a generar mayores
dificultades en el manejo de su negocio, además que a la hora de hacer un
análisis de su empresa, puede hacer de esta actividad algo más difícil de lo
que podría ser.
Es así como, lo más recomendable es
averiguar las especificaciones del producto, y asesorarse bien antes de
adquirirlo, para que obtenga un producto que satisfaga sus necesidades.
Otro punto a tener en cuenta, a la hora
de adquirir cualquier software, es asegurarse de que sea de fácil instalación,
o de fácil implementación, para que no genere dificultades. En estos tiempos
donde las negociaciones se hacen cada vez de manera más vertiginosa, es
pertinente que cualquier sistema de ayuda que tengamos, sea eficiente y fácil
de manejar, para ayudar a agilizar procesos. Si hay alguna dificultad en el
uso, esto puede repercutir en pérdidas, debido a retrasos por problemas con el
producto. Infórmese bien del manejo del mismo, y capacite a su personal
adecuadamente en su manejo, para evitar cualquier problema.
Una ventaja que ofrecen los programas
administrativos que se encuentran en la nube (en Internet) es que el usuario
puede acceder a ellos desde donde sea, sólo necesita un dispositivo con acceso
a Internet y puede tomar el control de su empresa.
De igual forma, es importante contar
con soporte técnico, sea en línea o cercano, por si se presenta alguna
dificultad o problema. Es necesario asegurarse que, en situaciones de este
tipo, la ayuda y/o la solución, lleguen de manera oportuna, para evitar
cualquier tipo de pérdida.
En
GM3S usted puede acceder a un ERP para administrar todos sus recursos
empresariales cómo las grandes empresas, pero a un costo mucho menor. Contamos
con un grupo de profesionales y consultores que están listos para ayudarle a
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crecer.
Software para
Gestión Administrativa
Son todos aquellos programas utilizados a
nivel empresarial, que por su definición genera acción de emprender algo y por
su aplicación persigue fines lucrativo y no lucrativo. También es
un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio o de
una empresa en forma integrada. Por lo general está compuesto por modulo
cruzado del proceso del negocio. Es una parte muy importante de la
vida empresarial, sea una gran empresa o un proyecto que recién comienza. Además,
son los pocos programas de gestión que se adaptan a todos los usos
posibles, y en general veremos algunas quesean más fuertes para un tipo
de empresa determinado. Un software
administrativo es nueva aplicación en la economía para las empresas que
necesitan aumentar sus ventas, controlar costos, ser más competitivas,
ofrecer más a los clientes, dar mejores rendimientos, consolidar
operaciones, ser más productivas, adaptarse a nuevas tecnologías. Hay
variedad de Software Administrativo que permite administrar y tener mejor
organizada cualquier empresa o negocio.
Característica del
Software para la Gestión Administrativa
-Enfocada en
una empresa u organización, donde debe existir coordinación y debe estar
sustentada por la administración
-Todas las
áreas de la empresa integran el proceso de gestión de administración, que
transforma los objetivos en resultados.
-Permiten
construir la contabilidad y los movimientos financieros acuerdo a las normas
establecidas en la empresa
-Obtener
beneficios que ayudaran a controlar y administrar los bienes de la Empresa
-Permiten dar
respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de registro presupuestario,
patrimonial, contable y administrativo en las organizaciones
-Permite
mantener el control de cada departamento, unidad o sección de la empresa.
Clasificación del
Software para la Gestión Administrativa
Software del
Sistema:
Es el Conjunto de programas que
el equipo físico necesita para configurar inicialmente el ordenador y
poder adquirir así la capacidad de trabajar luego con las aplicaciones
o programas específicos, como son el tratamiento de textos, la hoja de
cálculo, bases de datos. El sistema operativo es el soporte lógico que
controla el funcionamiento del equipo físico, ocultando los detalles de
configuración y adaptación del hardware, ofreciendo al usuario una vía sencilla
y flexible de acceso a los ordenadores. El conjunto de programas de un
sistema operativo se denomina programas de control y está integrado por:
gestión de información, de memoria, de entrada y salida, del procesador y de
trabajos. Existen otros programas que ayudan al usuario en diversos
trabajos típicos de la gestión y manejo de discos, disquetes, conocidos como
Utilidades.
Software de
aplicación:
Está compuesto por el conjunto de programas
que ha sido diseñado para que el ordenador pueda desarrollar un
trabajo específico. Pertenecen a este grupo los denominados paquetes de
aplicación constituidos por los procesadores de textos, bases de datos, hojas
de cálculo. También pertenecen a este grupo los programas y aplicaciones
creadas para desarrollar trabajos o funciones más específicas, como
los gestores de nóminas, las aplicaciones para tratamiento de imágenes.
Software
estándar (de mercado):
Son las
aplicaciones fabricadas para poder ser utilizadas por un gran número de
usuarios y en diferentes sistemas. Las aplicaciones estándar abarcan
tareas muy diversas del ámbito comercial, empresarial y laboral, pero hay
unas cuantas que han alcanzado máxima difusión, procesador de textos, hoja
de cálculo, gestor de base de datos, gestor de gráficos. Las aplicaciones
estándar se comercializan soportadas en uno o varios CD's que contienen la aplicación grabada
y dispuesta para ser instalada en el ordenador cuando sea preciso.
Software a
medida:
Constituido por las aplicaciones
específicas que por corresponder a actividades más especializadas es necesario
encargar a los profesionales del software. Se diseña a petición de un
cliente o usuario concreto, para la realización de una tarea propia y
específica. Está constituido por un conjunto de programas diseñados para
la realización de una gran variedad de tareas habituales y dirigidas por
tanto a un gran número de usuarios.
Tipos de
Software para la Gestión Administrativa
-SAID
-JMP
-Minitab
-SIGA
-Profit
-Windows 7
-SIGESP
-Open Office
-SAP
-Galac
-Google Docs
-SAINT
-NCSS
-A2
-Microsoft
Office
-Canaima 2.0
-SPSS
-Lotus Web
-Gespymes
-S-PLUS
-28
