UTILIZACIÓN DE SOFTWARE ADMINISTRATIVO.

Un Software administrativo:

 ayuda a las empresas a contar con herramientas y aplicaciones personalizadas que se ajusten a sus necesidades para aumentar sus ventas, controlar sus costos, ser más competitivas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas y adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros.

Características generales de un Software administrativo:

Se configura en función de las necesidades de la empresa.

Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones, deducciones, entre otros.

Facilita el establecimiento de la frecuencia del cálculo (semanal, quincenal, mensual).

Comprende distintos elementos: fracturación, inventario, nómina, otros.

Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.

Es seguro y auditable.

Se adapta al funcionamiento de la empresa.

Maneja grandes volúmenes de información referente a la constitución de la empresa.

 Sub Menú Archivo:

Maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones: seleccionar empresa, usuario, imprimir o modificar reportes, configurar impresión.

Edición:

Maneja las funciones que se manipulan en el texto: cortar, pegar, copiar.

Procesos:

Permite seleccionar los procesos del sistema.

Barra de Herramientas

Primero:

Muestra el primer registro de la ventana activa en base al orden vigente.

 Anterior:

Muestra el registro anterior de la ventana activa en base al orden vigente.

Siguiente:

Muestra el registro siguiente de la ventana activa en base al orden vigente.

Último:

Muestra en pantalla el último registro de la ventana activa en base la orden vigente.

Para crear una empresa:

Para crear una empresa se debe hacer uso de la opción EMPRESAS en el sub-menú MANTENIMIENTO. Dicha opción le permite crear nuevas empresas, así como buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya están registradas haciendo uso de la barra de herramientas. Cada empresa tiene un directorio por separado, por ello deben configurar las características de funcionamiento a través de los parámetros de la empresa.

Para crear un usuario:

Para crear un usuario se debe hacer uso de la opción USUARIOS en el sub-menú MANTENIMIENTO. Dicha opción le permite crear nuevos usuarios, así como buscar, modificar y eliminar los datos de los usuarios que ya están registrados haciendo uso de la barra de herramientas. Antes de crearlo debe estar creado el mapa de acceso del mismo, que define las opciones que el mismo podrá usar.

Importancia para la empresa de la implantación del software administrativo:

Como empresa es importante contar con las herramientas necesarias para administrar y evaluar nuestros procesos, un software es una herramienta que nos ayuda a organizar y a procesar la información que se genera a lo largo del crecimiento de una empresa o negocio, gracias a la información que se genere podemos tomar mejores decisiones.

Ventajas de usar este software:

*Facilidad de operar y permite que los procesos que se realizan en menos tiempo, incrementando la productividad de la empresa.

*Se adapta a la empresa cubriendo requerimientos especiales para lograr un mejor funcionamiento.

*Es un sistema integral que involucra todos los aspectos administrativos evitando la duplicidad de trabajo.

*Es sumamente confiable y proporciona información exacta, oportuna e inmediata de la operación de la empresa, con la que se podrá tomar mejores decisiones.

    Hoy en día, empresas pequeñas, medianas y grandes utilizan softwareadministrativo para efectuar un mayor número de sus actividadeselectrónicamente, con el propósito de hacerlas más eficientes y competitivas. En estas organizaciones, este tipo de software forma parte de un sistema einformación, el cual es un conjunto de elementos interrelacionados (personas,hardware, software y redes de computadoras) que recopila, procesa, almacena ydistribuye información para apoyar a los administradores en la toma dedecisiones y el control de la organización.Existen diferentes clases de software administrativo que atienden lasnecesidades específicas en cada área funcional de una empresa: producción,ventas y mercadotecnia, recursos humanos, y finanzas/contabilidad.

 Algunas aplicaciones comunes de este software:

OEL MENDEZ 

MODULO II - NATACHA LA TORRE - ¿Que es Hardware y Software?

MODULO II - NATACHA LA TORRE

¿Que es Hardware y Software?

Una computadora, también llamada PC, es un dispositivo que nos permite procesar información, claro que esta definición clásica es un tanto vetusta, ya que actualmente es muy amplia la variedad de tareas que podemos realizar con dicho aparato.

Mediante ella podremos dibujar, escribir, jugar y comunicarnos con otras personas alrededor del mundo sin importar la distancia, también, y haciendo honor a la definición original, podremos procesar información en estado puro mediante los programas o software indicados. Son cientos de miles las aplicaciones que le podemos dar a una computadora, y cada usuario puede usar las herramientas necesarias para que la PC lo asista en cada tarea que este comience.

¿En qué consiste una computadora?

Básicamente una computadora consiste de dos partes: el hardware y el software.

El hardware es un término genérico utilizado para designar a todos los elementos físicos que lo componen, es decir, gabinete, monitor, motherboard, memoria RAM y demás.

En tanto,  el software es todo aquello que le proporciona a la computadora las instrucciones necesarias para realizar una determinada función. Entre ellos se destacan el sistema operativo, juegos, controladores de dispositivos, etc.

¿Qué es el hardware?

Así como la computadora se subdivide en dos partes, el hardware que la compone también, de este modo podemos encontrar el llamado hardware básico y hardware complementario.

El hardware básico agrupa a todos los componentes imprescindibles para el funcionamiento de la PC como motherboard, monitor, teclado y mouse, siendo la motherboard, la memoria RAM y la CPU los componentes más importantes del conjunto.

Por otro lado tenemos el hardware complementario, que es todo aquel componente no esencial para el funcionamiento de una PC como impresoras, cámaras, pendrives y demás.

También podremos encontrar una diferenciación adicional entre los componentes de la PC, y se encuentra dada por la función que estos cumplen dentro de la misma. En los siguientes párrafos podremos conocer la forma en que se dividen:

Dispositivos de Entrada: Dispositivos que permiten el ingreso de información a la PC.

Chipset: Integrado en la motherboard, el chipset permite el tráfico de información entre el microprocesador y el resto de los componentes que conforman la PC.

CPU: Este dispositivo tiene la tarea de interpretar y ejecutar las instrucciones recibidas del sistema operativo, además de administrar las peticiones realizadas por los usuarios a través de los programas.

Memoria RAM: La Memoria RAM  o Memoria de Acceso Aleatorio es donde la computadora almacena los programas, datos y resultados procesados por la CPU, lo que permite su rápida recuperación por parte del sistema, brindado así una mejor performance.

Unidades de almacenamiento: Son todos aquellos dispositivos destinados al almacenamiento de los datos del sistema o de usuario, es decir, el lugar físico en donde se ubica el sistema operativo, los programas y los documentos del usuario. Estos pueden ser discos rígidos, unidades de CD, DVD o Blu Ray, pendrives o discos externos extraíbles.

Dispositivos de Salida: Son los dispositivos encargados de mostrarle al usuario resultados. Este grupo comprende monitores, impresoras y todo aquello que sirva al propósito de ofrecerle al usuario la posibilidad de ver el resultado de su trabajo.

Dispositivos mixtos: Estos son componentes que entregan y reciben información, y en este grupo podemos mencionar placas de red, módems y puertos de comunicaciones, entre otros.

¿Qué es el software?

El software de una computadora es todo aquel que le permite al usuario ordenarle a la misma que realice una tarea. También se deben subdividir en diversas categorías en base a las funciones que realizan en el sistema.

Conceptos de Software

• Software es una secuencia de instrucciones que son interpretadas y/o ejecutadas para la gestión, redireccionamiento o modificación de un dato/información o suceso. 
• Software también es un producto, el cual es desarrollado por la ingeniería de software, e incluye no sólo el programa para la computadora, sino que también manuales y documentación técnica. 
• Un software de computadora está compuesto por una secuencia de instrucciones, que es interpretada y ejecutada por un procesador o por una máquina virtual. En un software funcional, esa secuencia sigue estándares específicos que resultan en un determinado comportamiento. 

En nuestra computadora, todos los programas que usamos son software: El Windows, el Outlook, el Firefox, el Internet Explorer, los antivirus e inclusive los virus son software.

Un software puede ser ejecutado por cualquier dispositivo capaz de interpretar y ejecutar las instrucciones para lo cual es creado. 

Cuando un software está representado como instrucciones que pueden ser ejecutadas directamente por un procesador decimos que está escrito en lenguaje de máquina. La ejecución de un software también puede ser realizada mediante un programa intérprete, responsable por entender y ejecutar cada una de sus instrucciones. Una categoría especial y notable de intérpretes son las máquinas virtuales, como la Máquina virtual Java (JVM). 

El dispositivo más conocido que dispone de un procesador es la computadora.Existen otras máquinas programables, como los teléfonos celulares, máquinas de automatización industrial, etc.

Clasificación del software

Software de Sistema: Este grupo comprende el sistema operativo, controladores de dispositivos, utilitarios de sistema y toda aquella herramienta que sirva para el control específico de las características de la computadora.

Software de Aplicación: Se le llama software de aplicación a todos aquellos programas utilizados por los usuarios para la concreción de una tarea, y en este grupo podemos encontrar software del tipo ofimático, de diseño gráfico, de contabilidad y de electrónica, por solo citar una pequeña fracción de todas las categorías de aplicaciones que podemos encontrar en el mercado.

Natacha La Torre 😜

MODULO I - NATACHA LA TORRE - Configuraciones de Planes de Cuenta

PLAN DE CUENTAS

Un plan de cuentas sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un orden cronológico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento.

Es una herramienta muy importante para conocer en qué situación y condiciones se encuentra una empresa en cualquier momento y así poder tomar las decisiones necesarias para mejorar su rendimiento económico.

Pero no solo sirve para proporcionar información a la propia empresa, sino también a terceras personas. Si cada empresa preparara su plan de cuentas por libre, estas terceras se verían obligadas a aprender todos los planes particulares de cada empresa, lo cual sería un grave inconveniente.

Por ello, entre otras cosas, surgió la normalización contable, es decir, el estudio de unas normas generales de un plan contable común para todas las empresas, el Plan General Contable (PGC). Permitiendo efectuar estudios comparativos entre empresas, análisis sectoriales, etc.

El plan de cuentas contable es una lista que presenta las cuentas en un orden sistemático y conveniente para facilitar el registro de los hechos contables.  Se estructura a través de números, letras o números y letras conformando un código para cada una de las cuentas en uso en un sistema contable. También se denomina Catalogo de cuentas o Código de cuentas. [1]

En su elaboración se debe considerar diversos aspectos, entre otros:

• Naturaleza jurídica: Si se trata de una firma unipersonal o una sociedad.
• Objeto social de la empresa: Comercial, industrial, servicios, agrícola, construcción etc.
• Tamaño: Micro, pequeña, mediana o grande

Un plan de cuentas debe ser:

• Sencillo, para facilitar su memorización.
• Flexible, para permitir la inclusión de nuevas cuentas
• Estructurado de tal manera que oriente la elaboración de los estados financieros.

Debe evitarse la utilización de cuentas genéricas, sobre todo en el nivel de auxiliares, no es recomendable denominaciones indefinidas, tales como: Otras, Misceláneas, Las demás, Varios, etc. Estas tienden a convertirse en “vertederos” que recogen saldos y cantidades de diverso origen que posteriormente es prácticamente imposible ubicar y clasificar.

Los más usuales son los conformados con solo números y sobre estos es que vamos a desarrollar el presente texto. Cada cuenta es codificada, mediante un número y nombre único e irrepetible en todo el plan.

Los dígitos o números individuales o en parejas, tríos o en cualquier cantidad conforman niveles, aperturas o quiebres que representan un concepto.

El plan de cuentas orienta sobre los parámetros de su formulación y presenta las instrucciones necesarias para la correcta apertura de nuevas cuentas y la utilización de las que forman parte del sistema contable, por lo que generalmente viene con un “manual de cuentas”, en el que se describe la naturaleza de cada una, cuando se carga, cuando se abona, cuál es su saldo normal y sus funciones.

En nuestro medio existen planes de cuenta oficiales, esto es, prescritos por entidades estatales, entre estos podemos mencionar: Plan de cuentas para los bancos, para las empresas de la actividad aseguradora[2], para el sector público, para las cooperativas, para las cajas de ahorro, entre otras.

En algunos países, España, Alemania, Colombia[3] entre otros, para las empresas privadas se han prescrito planes de cuenta de uso obligatorio, en ellos existen entes calificados para formular tal requisito. En nuestro medio es notoria la ausencia de la regulación contable, salvo la que indirectamente contemplan las leyes impositivas y más recientes la de organismos reguladores de precios.

Nuestra propuesta

Tal y como lo recoge el Marco Conceptual para la Información Financiera[4] :

“Los estados financieros reflejan los efectos financieros de las transacciones y otros sucesos, agrupándolos en grandes categorías, de acuerdo con sus características económicas. Estas grandes categorías son los elementos de los estados financieros.

Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera en el balance son los activos, los pasivos y el patrimonio. Los elementos directamente relacionados con la medida del rendimiento en el estado de resultados son los ingresos y los gastos. El estado de cambios en la situación financiera habitualmente refleja elementos del estado de resultados y cambios en los elementos del balance; … ” (párrafo 4.2)

Se tiene así que los elementos que conforman los estados financieros son:

1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Gastos

Siguiendo con las pautas de Marco conceptual se tiene:

“La presentación de los elementos precedentes, tanto en el balance como en el estado de resultados, implica un proceso de subdivisión. Por ejemplo, los activos y pasivos pueden ser clasificados según su naturaleza, o de acuerdo con su función en el negocio de la entidad, a fin de presentar la información de la forma más útil a los usuarios para los propósitos de toma de decisiones económicas.”

De aquí que los “Elementos”, los clasificamos en “Grupos” los que a su vez se dividen en “cuentas” y estas en “sub cuentas” y finalmente en “auxiliares”, unidad mínima de la clasificación que permite identificar nominalmente el deudor o acreedor en el caso de las cuentas reales y la especificidad del gasto cuando así se requiera.

Los modelos propuestos están conformados por 8 dígitos agrupados en 5 niveles, tal y como se muestra:

El primer dígito representa un elemento de los estados financieros:

1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Gastos

El segundo digito el grupo de ese elemento, así tenemos que en las cuentas reales se corresponde con:

1.1  Activo corriente (circulante)

1.2  Activo no corriente (no circulante)

2.1  Pasivo corriente (circulante)

2.2  Pasivo no corriente (no circulante)

3.1  Capital suscrito y pagado

3.2  Resultados acumulados

4.1  Ingresos ordinarios

4.4  Ingresos financieros

5.1   Costos

5.2   Gastos de administración

Continúa un dígito que corresponden a la cuenta, por ejemplo:

1.1.1  Efectivo

Los dos dígitos siguientes conforman las subcuentas:

1.1.1.01  Cajas

1.1.1.02  Bancos

En la derivación siguiente representa los auxiliares, la que presentamos con tres dígitos, la lectura del código 1.1.1.02.001 sería:

1           Activo

1.1              Corriente o circulante

1.1.1                 Efectivo

1.1.1.02                Bancos

1.1.1.02.001              Banco Activo

Adicionalmente para facilitar la ubicación de los auxiliares se propone un “alfabetizador” el que facilita el ordenamiento de las letras siguiendo el abecedario en una forma general, puesto que es recomendable considerar la numeración de los auxiliares con dígitos dispuestos para tal fin:

En cuanto sea necesaria una cuenta a nivel de auxiliar, caso de una cuenta por cobrar a Pedro Timales, por ejemplo. Se ubica con un número entre 601 y 640, si es la primera que nos aparece con la inicial “P”, obviamente le asignamos el número 601, luego el código completo de la “cuenta por cobrar a Pedro Timales” es: De igual manera se ubican los auxiliares de las cuentas por pagar, de las cuentas de gastos y de todas aquellas que tengan derivaciones importantes.

Otra opción es asignarle cuatro o más dígitos al nivel del auxiliar y prefijar los dos primeros números para una equivalencia a cada letra del alfabeto, tal y como se muestra a continuación:

En el ejemplo, el auxiliar de la cuenta por cobrar a Pedro Timales sería, 1.1.2.1701.

La mayoría de “paquetes”, software o programas de contabilidad admiten la posibilidad de decidir el nivel de operación de la cuenta. Sugerimos optar entre la subcuenta o el auxiliar. Para nuestro modelo indicamos con un asterisco los casos en que hemos optado por trabajar a nivel de la sub-cuenta, es decir que no se considera la existencia de auxiliares.

Como ya indicamos los referentes legales de la contabilidad venezolana están determinados, básicamente por la Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento y por la Providencia Administrativa No. 003/2014 de la Superintendencia Nacional para la Defensa de los Derechos Socio Económicos (SUNDDE) mediante la cual se fijan los Criterios Contables Generales para la Determinación de Precios Justos.[5]

A continuación, presentamos el modelo para una pequeña sociedad comercial: 

 Para un Plan de cuentas de una pequeña empresa industrial, presentamos la sección que difiere del modelo:

Manual

A manera de ejemplo se trascribe a continuación, lo que generalmente se incluye en el “Manual”:

1 Activo

• Activo corriente

En este rubro se agrupan los activos que se clasifican como circulante o corriente, su saldo se espera realizarlo, en el transcurso del ciclo normal de las operaciones de la empresa o en un año. Todos los demás activos se clasifican como no corrientes.

• Efectivo

Representa el dinero en caja y en las cuentas bancarias, incluye también los equivalentes de efectivo, inversiones temporales a corto plazo de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo.

Se carga:

• Con los ingresos percibidos por los distintos conceptos propios de la empresa y por sus equivalentes, que por cualquier naturaleza obtenga y queden en disposición de la caja general, para su posterior depósito en bancos.
• Con el valor inicial al crearse el fondo fijo de caja chica, el cual deberá permanecer inalterable, salvo disposición de la gerencia.
• Con el valor de las remesas o depósitos que se hagan diariamente y con las trasferencias recibidas de clientes o terceros en general.
• Con las notas de crédito que el banco envía provenientes de intereses en cuentas bancarias, etc.,
• Por el reintegro de un fondo por anulación de cheques que hayan emitido con anterioridad y descargado su importe.

Se abona:

• Con el valor de los cheques o trasferencias que se efectúen diariamente a través de las cuentas en bancos.
• Para liquidar el saldo en caja. El efectivo ingresado a caja deberá ser íntegramente depositado en las cuentas bancarias.
• En caso de liquidación o disminución del fondo de caja chica.
• Con las notas de débito que, por concepto de intereses, cheques devueltos, chequeras compradas, estados de cuenta, comisiones por servicios, etc. remita el banco

Su saldo:

• Es de naturaleza deudor.

Consideraciones finales

1. En un plan de cuentas no es recomendable la existencia de códigos que tengan el mismo nombre, para diversas derivaciones, por lo que deben evitarse, hasta cuanto sea posible. Ejemplo de lo no recomendable:

1.3.1.                   Gastos de organización y constitución

1.3.1.1                     Gastos de organización y constitución

1.3.1.1.01                  Gastos de organización y constitución

1.3.1.1.01.001              Gastos de organización y constitución

2. La palabra “egreso” no es sinónimo de “gasto”, egreso es equivalente a salida o descargo de una partida. El verbo egresar hace referencia a salir de alguna parte. De tal manera que cuando pagamos una cuenta estamos en presencia de un egreso, cuando incurrimos en un gasto puede haber o no un egreso, si lo pagamos de contado se produce un egreso de efectivo, si la operación es a crédito no tenemos egreso temporalmente.
3. Para las denominaciones preferimos utilizar letras minúsculas, sin embargo, hay quien les gusta usar mayúsculas en las clases y grupos, en los demás órdenes minúsculas. Lo que sí es “obligatorio” es respetar las reglas de ortografía para la designación, ejemplo: Cuentas por cobrar es preferible a Cuentas Por Cobrar o Cuentas por Cobrar, y en el caso de los nombres de personas, en los auxiliares, usar el nombre y apellido, en ese orden. Es desagradable, por decir lo menos, el uso sostenido de mayúsculas para la designación de todas las cuentas.
4. Lo correcto gramaticalmente es cuentas por cobrar y no cuentas a cobrar. Con respecto a la construcción “Cuentas a pagar” y similares, bueno es citar lo que señala Corripio, en el Diccionario de Dudas e Incorrecciones del Idioma, “La cuenta a pagar” es incorrecto; dígase “la cuenta por pagar” (p.157)[6]

Notas y referencias

[1] Uno de los antecedentes más notables de planes de cuentas es el presentado por Eugen Schmalembach en su obra Der Konteurbamen en 1927, con la clara intención de auxiliar la gestión empresarial, el mismo dio lugar al 1º Plan contable alemán. Éste fue publicado como Plan Monista (no distingue entre ámbito externo e interno).) en su plan de cuentas, deja entrever, de una manera implícita, que en la empresa existen dos problemáticas distintas que no deben ser tratadas de igual forma. Más tarde, ya explícitamente, en su obra Kostenrechnung und Preispolitik distingue entre Contabilidad Financiera y Contabilidad de la Empresa, y señala que la función propia de la primera de ellas es la que incumbe a la financiación de la empresa y a las exigencias del Derecho Mercantil, de la autoridad administrativa en materia tributaria, asociaciones técnicas, etc., mientras que a la Contabilidad de la Empresa corresponde lo relativo a las condiciones internas de la explotación.

[2] República Bolivariana de Venezuela. Gaceta 40.675 del 04/06/2015. Superintendencia de la Actividad Aseguradora Providencia 0041 21/01/2015.  Código de Cuentas y Normas de Contabilidad para Empresas Financiadoras de Primas.

[3] República de Colombia. Ministerio de Desarrollo Económico, Decreto Numero 2650 de 1993. Plan Único de Cuentas para los Comerciantes.

[4] Emitido por el IASB en septiembre de 2010. Derogó el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Estados Financieros.

[5]  República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Número 40.351 de fecha 07 de febrero de 2014. Superintendencia Nacional para la Defensa de los Derechos Socio Económicos, Providencia Administrativa Nº 003/2014 Caracas, 07 de febrero de 2014

[6]  Corripio, Fernando, 1988, Diccionario de Dudas e Incorrecciones del Idioma, México, Práctico Larousse, Primera Edición.

Natacha La Torre 😉