miércoles, 11 de abril de 2018

MODULO I - NATACHA LA TORRE - Configuraciones de Planes de Cuenta

PLAN DE CUENTAS

Un plan de cuentas sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un orden cronológico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento.
Es una herramienta muy importante para conocer en qué situación y condiciones se encuentra una empresa en cualquier momento y así poder tomar las decisiones necesarias para mejorar su rendimiento económico.
Pero no solo sirve para proporcionar información a la propia empresa, sino también a terceras personas. Si cada empresa preparara su plan de cuentas por libre, estas terceras se verían obligadas a aprender todos los planes particulares de cada empresa, lo cual sería un grave inconveniente.
Por ello, entre otras cosas, surgió la normalización contable, es decir, el estudio de unas normas generales de un plan contable común para todas las empresas, el Plan General Contable (PGC). Permitiendo efectuar estudios comparativos entre empresas, análisis sectoriales, etc.
El plan de cuentas contable es una lista que presenta las cuentas en un orden sistemático y conveniente para facilitar el registro de los hechos contables.  Se estructura a través de números, letras o números y letras conformando un código para cada una de las cuentas en uso en un sistema contable. También se denomina Catalogo de cuentas o Código de cuentas. [1]
En su elaboración se debe considerar diversos aspectos, entre otros:
  • Naturaleza jurídica: Si se trata de una firma unipersonal o una sociedad.
  • Objeto social de la empresa: Comercial, industrial, servicios, agrícola, construcción etc.
  • Tamaño: Micro, pequeña, mediana o grande
Un plan de cuentas debe ser:
  • Sencillo, para facilitar su memorización.
  • Flexible, para permitir la inclusión de nuevas cuentas
  • Estructurado de tal manera que oriente la elaboración de los estados financieros.
Debe evitarse la utilización de cuentas genéricas, sobre todo en el nivel de auxiliares, no es recomendable denominaciones indefinidas, tales como: Otras, Misceláneas, Las demás, Varios, etc. Estas tienden a convertirse en “vertederos” que recogen saldos y cantidades de diverso origen que posteriormente es prácticamente imposible ubicar y clasificar.
Los más usuales son los conformados con solo números y sobre estos es que vamos a desarrollar el presente texto. Cada cuenta es codificada, mediante un número y nombre único e irrepetible en todo el plan.
Los dígitos o números individuales o en parejas, tríos o en cualquier cantidad conforman niveles, aperturas o quiebres que representan un concepto.
El plan de cuentas orienta sobre los parámetros de su formulación y presenta las instrucciones necesarias para la correcta apertura de nuevas cuentas y la utilización de las que forman parte del sistema contable, por lo que generalmente viene con un “manual de cuentas”, en el que se describe la naturaleza de cada una, cuando se carga, cuando se abona, cuál es su saldo normal y sus funciones.
En nuestro medio existen planes de cuenta oficiales, esto es, prescritos por entidades estatales, entre estos podemos mencionar: Plan de cuentas para los bancos, para las empresas de la actividad aseguradora[2], para el sector público, para las cooperativas, para las cajas de ahorro, entre otras.
En algunos países, España, Alemania, Colombia[3] entre otros, para las empresas privadas se han prescrito planes de cuenta de uso obligatorio, en ellos existen entes calificados para formular tal requisito. En nuestro medio es notoria la ausencia de la regulación contable, salvo la que indirectamente contemplan las leyes impositivas y más recientes la de organismos reguladores de precios.

Nuestra propuesta

Tal y como lo recoge el Marco Conceptual para la Información Financiera[4] :
“Los estados financieros reflejan los efectos financieros de las transacciones y otros sucesos, agrupándolos en grandes categorías, de acuerdo con sus características económicas. Estas grandes categorías son los elementos de los estados financieros.
Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera en el balance son los activos, los pasivos y el patrimonio. Los elementos directamente relacionados con la medida del rendimiento en el estado de resultados son los ingresos y los gastos. El estado de cambios en la situación financiera habitualmente refleja elementos del estado de resultados y cambios en los elementos del balance; … ” (párrafo 4.2)
Se tiene así que los elementos que conforman los estados financieros son:
  1. Activo
  2. Pasivo
  3. Patrimonio
  4. Ingresos
  5. Gastos
Siguiendo con las pautas de Marco conceptual se tiene:
“La presentación de los elementos precedentes, tanto en el balance como en el estado de resultados, implica un proceso de subdivisión. Por ejemplo, los activos y pasivos pueden ser clasificados según su naturaleza, o de acuerdo con su función en el negocio de la entidad, a fin de presentar la información de la forma más útil a los usuarios para los propósitos de toma de decisiones económicas.”
De aquí que los “Elementos”, los clasificamos en “Grupos” los que a su vez se dividen en “cuentas” y estas en “sub cuentas” y finalmente en “auxiliares”, unidad mínima de la clasificación que permite identificar nominalmente el deudor o acreedor en el caso de las cuentas reales y la especificidad del gasto cuando así se requiera.
Los modelos propuestos están conformados por 8 dígitos agrupados en 5 niveles, tal y como se muestra:

El primer dígito representa un elemento de los estados financieros:
  1. Activo
  2. Pasivo
  3. Patrimonio
  4. Ingresos
  5. Gastos
El segundo digito el grupo de ese elemento, así tenemos que en las cuentas reales se corresponde con:
1.1  Activo corriente (circulante)
1.2  Activo no corriente (no circulante)
2.1  Pasivo corriente (circulante)
2.2  Pasivo no corriente (no circulante)
3.1  Capital suscrito y pagado
3.2  Resultados acumulados
4.1  Ingresos ordinarios
4.4  Ingresos financieros
5.1   Costos
5.2   Gastos de administración
Continúa un dígito que corresponden a la cuenta, por ejemplo:
1.1.1  Efectivo
Los dos dígitos siguientes conforman las subcuentas:
1.1.1.01  Cajas
1.1.1.02  Bancos
En la derivación siguiente representa los auxiliares, la que presentamos con tres dígitos, la lectura del código 1.1.1.02.001 sería:
1           Activo
1.1              Corriente o circulante
1.1.1                 Efectivo
1.1.1.02                Bancos
1.1.1.02.001              Banco Activo
Adicionalmente para facilitar la ubicación de los auxiliares se propone un “alfabetizador” el que facilita el ordenamiento de las letras siguiendo el abecedario en una forma general, puesto que es recomendable considerar la numeración de los auxiliares con dígitos dispuestos para tal fin:
En cuanto sea necesaria una cuenta a nivel de auxiliar, caso de una cuenta por cobrar a Pedro Timales, por ejemplo. Se ubica con un número entre 601 y 640, si es la primera que nos aparece con la inicial “P”, obviamente le asignamos el número 601, luego el código completo de la “cuenta por cobrar a Pedro Timales” es: De igual manera se ubican los auxiliares de las cuentas por pagar, de las cuentas de gastos y de todas aquellas que tengan derivaciones importantes.
Otra opción es asignarle cuatro o más dígitos al nivel del auxiliar y prefijar los dos primeros números para una equivalencia a cada letra del alfabeto, tal y como se muestra a continuación:
En el ejemplo, el auxiliar de la cuenta por cobrar a Pedro Timales sería, 1.1.2.1701.
La mayoría de “paquetes”, software o programas de contabilidad admiten la posibilidad de decidir el nivel de operación de la cuenta. Sugerimos optar entre la subcuenta o el auxiliar. Para nuestro modelo indicamos con un asterisco los casos en que hemos optado por trabajar a nivel de la sub-cuenta, es decir que no se considera la existencia de auxiliares.
Como ya indicamos los referentes legales de la contabilidad venezolana están determinados, básicamente por la Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento y por la Providencia Administrativa No. 003/2014 de la Superintendencia Nacional para la Defensa de los Derechos Socio Económicos (SUNDDE) mediante la cual se fijan los Criterios Contables Generales para la Determinación de Precios Justos.[5]
A continuación, presentamos el modelo para una pequeña sociedad comercial: 
 Para un Plan de cuentas de una pequeña empresa industrial, presentamos la sección que difiere del modelo:

Manual

A manera de ejemplo se trascribe a continuación, lo que generalmente se incluye en el “Manual”:
1 Activo
  • Activo corriente
En este rubro se agrupan los activos que se clasifican como circulante o corriente, su saldo se espera realizarlo, en el transcurso del ciclo normal de las operaciones de la empresa o en un año. Todos los demás activos se clasifican como no corrientes.
  • Efectivo
Representa el dinero en caja y en las cuentas bancarias, incluye también los equivalentes de efectivo, inversiones temporales a corto plazo de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo.
Se carga:
  • Con los ingresos percibidos por los distintos conceptos propios de la empresa y por sus equivalentes, que por cualquier naturaleza obtenga y queden en disposición de la caja general, para su posterior depósito en bancos.
  • Con el valor inicial al crearse el fondo fijo de caja chica, el cual deberá permanecer inalterable, salvo disposición de la gerencia.
  • Con el valor de las remesas o depósitos que se hagan diariamente y con las trasferencias recibidas de clientes o terceros en general.
  • Con las notas de crédito que el banco envía provenientes de intereses en cuentas bancarias, etc.,
  • Por el reintegro de un fondo por anulación de cheques que hayan emitido con anterioridad y descargado su importe.
Se abona:
  • Con el valor de los cheques o trasferencias que se efectúen diariamente a través de las cuentas en bancos.
  • Para liquidar el saldo en caja. El efectivo ingresado a caja deberá ser íntegramente depositado en las cuentas bancarias.
  • En caso de liquidación o disminución del fondo de caja chica.
  • Con las notas de débito que, por concepto de intereses, cheques devueltos, chequeras compradas, estados de cuenta, comisiones por servicios, etc. remita el banco
Su saldo:
  • Es de naturaleza deudor.

Consideraciones finales

  1. En un plan de cuentas no es recomendable la existencia de códigos que tengan el mismo nombre, para diversas derivaciones, por lo que deben evitarse, hasta cuanto sea posible. Ejemplo de lo no recomendable:
1.3.1.                   Gastos de organización y constitución
1.3.1.1                     Gastos de organización y constitución
1.3.1.1.01                  Gastos de organización y constitución
1.3.1.1.01.001              Gastos de organización y constitución
  1. La palabra “egreso” no es sinónimo de “gasto”, egreso es equivalente a salida o descargo de una partida. El verbo egresar hace referencia a salir de alguna parte. De tal manera que cuando pagamos una cuenta estamos en presencia de un egreso, cuando incurrimos en un gasto puede haber o no un egreso, si lo pagamos de contado se produce un egreso de efectivo, si la operación es a crédito no tenemos egreso temporalmente.
  2. Para las denominaciones preferimos utilizar letras minúsculas, sin embargo, hay quien les gusta usar mayúsculas en las clases y grupos, en los demás órdenes minúsculas. Lo que sí es “obligatorio” es respetar las reglas de ortografía para la designación, ejemplo: Cuentas por cobrar es preferible a Cuentas Por Cobrar o Cuentas por Cobrar, y en el caso de los nombres de personas, en los auxiliares, usar el nombre y apellido, en ese orden. Es desagradable, por decir lo menos, el uso sostenido de mayúsculas para la designación de todas las cuentas.
  3. Lo correcto gramaticalmente es cuentas por cobrar y no cuentas a cobrar. Con respecto a la construcción “Cuentas a pagar” y similares, bueno es citar lo que señala Corripio, en el Diccionario de Dudas e Incorrecciones del Idioma, “La cuenta a pagar” es incorrecto; dígase “la cuenta por pagar” (p.157)[6]

Notas y referencias

[1] Uno de los antecedentes más notables de planes de cuentas es el presentado por Eugen Schmalembach en su obra Der Konteurbamen en 1927, con la clara intención de auxiliar la gestión empresarial, el mismo dio lugar al 1º Plan contable alemán. Éste fue publicado como Plan Monista (no distingue entre ámbito externo e interno).) en su plan de cuentas, deja entrever, de una manera implícita, que en la empresa existen dos problemáticas distintas que no deben ser tratadas de igual forma. Más tarde, ya explícitamente, en su obra Kostenrechnung und Preispolitik distingue entre Contabilidad Financiera y Contabilidad de la Empresa, y señala que la función propia de la primera de ellas es la que incumbe a la financiación de la empresa y a las exigencias del Derecho Mercantil, de la autoridad administrativa en materia tributaria, asociaciones técnicas, etc., mientras que a la Contabilidad de la Empresa corresponde lo relativo a las condiciones internas de la explotación.
[2] República Bolivariana de Venezuela. Gaceta 40.675 del 04/06/2015. Superintendencia de la Actividad Aseguradora Providencia 0041 21/01/2015.  Código de Cuentas y Normas de Contabilidad para Empresas Financiadoras de Primas.
[3] República de Colombia. Ministerio de Desarrollo Económico, Decreto Numero 2650 de 1993. Plan Único de Cuentas para los Comerciantes.
[4] Emitido por el IASB en septiembre de 2010. Derogó el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Estados Financieros.
[5]  República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Número 40.351 de fecha 07 de febrero de 2014. Superintendencia Nacional para la Defensa de los Derechos Socio Económicos, Providencia Administrativa Nº 003/2014 Caracas, 07 de febrero de 2014
[6]  Corripio, Fernando, 1988, Diccionario de Dudas e Incorrecciones del Idioma, México, Práctico Larousse, Primera Edición.










Natacha La Torre 😉

lunes, 26 de marzo de 2018

sistemas contables para inventarios



El sistema de inventario perpetuo actualiza el saldo del inventario de las compras, ventas, devoluciones y prestaciones. El sistema de inventario periódico no actualiza el saldo del inventario en base al tipo real. Las empresas hacen un conteo físico al final del año y calculan el costo de los bienes que se vendieron; este proceso se suele hacer una vez al año porque toma mucho tiempo debido a los miles de productos que están en almacén.

El sistema contable de inventario perpetuo involucra directamente la actualización de conteo de inventario. En el caso de las compras, el inventario de cargo, las cuentas por pagar y pagos con crédito; en transacción de ventas, los pagos de cargos, cuentas por cobrar, el inventario de crédito y el costo de cargo de los bienes vendidos y el costo de los artículos del inventario vendidos. El sistema contable de inventario no involucra la actualización del conteo de inventario hasta hacer el conteo físico de inventario, que suele ser a fin de año. En el caso de las compras, se incluye el conteo de cargos de compras temporales y cuentas por pagar o pagos con crédito; en transacción de ventas, el conteo de cuentas por pagar o ventas en efectivo y de crédito. Después de hacer el conteo de inventario a fin de año, se modifica el inventario por la diferencia entre el conteo físico y el saldo inicial, se elimina el conteo de ventas y se modifica el costo de bienes vendidos.

Costo de bienes vendidos

En el sistema perpetuo, el costo de los bienes vendidos se actualiza continuamente. Por lo tanto, no hay necesidad de hacer un conteo al final del año. En lo que respecta al sistema periódico, la empresa suele calcular el costo de los bienes vendidos después de haber hecho el conteo de inventario físico. El costo de los bienes vendidos equivale al saldo del inventario inicial más la diferencia entre las compras netas y el inventario final. Por ejemplo, si el saldo inicial del inventario es de US$500, las compras son US$2.000 y el saldo final del inventario es de US$800, entonces el costo de los bienes vendidos es de US$1.700 (US$500 + US$2.000 - US$800).
Vargas Marian

viernes, 23 de marzo de 2018

beneficios de software contable

Llevar la contabilidad de un negocio, empresa o despacho de manera correcta es una de las tareas más difíciles hoy en día, sobre todo cuando se habla de trabajadores independientes, despachos, pequeñas empresas y negocios pequeños.
Sin importar el tamaño de la empresa, las tareas contables suelen ser uno de los dolores de cabeza más comunes para los empresarios. Una de las principales razones por las que esto sucede es que, a pesar de no ser una ciencia compleja, la contabilidad requiere de conocimientos y habilidades específicas que solo un especialista del área conoce y sabe manejar.
No obstante, en muchas ocasiones resulta complicado contratar los servicios de un contador o encontrar uno que lleve a cabo sus funciones de manera cabal y eficaz. Por fortuna, hoy en día existen herramientas que ayudan a compensar estos problemas y a satisfacer las necesidades contables de las empresas. Una de estas herramientas es el software de contabilidad.
Esta herramienta es un programa de computación diseñado específicamente para llevar a cabo los registros contables de las operaciones de una empresa o negocio. Por supuesto, existen diferentes programas, algunos con usos y características generales, otros mucho más especializados en algún tipo de funciones o algún tipo de empresa, negocio o función.
No es sorpresa, sin embargo, que muchos empresarios aún tengan dudas respecto del uso de este tipo de herramientas, sus ventajas, desventajas, los beneficios que puede ofrecer, su efectividad y cómo elegir uno.
Marian Vargas.

utilizacion de software contable

El software contable ha revolucionado el mundo de la contabilidad. Mientras que antes al pensar en contabilidad todos veíamos al clásico contable rodeado de folios, calculadoras y tablas de Excel, hoy nos imaginamos a ese mismo contable sentado delante de un ordenador con un programa que hace todo eso por él.
La necesidad de tener un programa contable es cada vez mayor, pues las administraciones y la mayoría de empresas ya están descartando cualquier método físico o analógico a la hora de hacer contabilidad. Es lógico, ya que la pérdida de dinero y tiempo que se produce con los sistemas contables.

Definición de software contable

Se denomina como software contable a aquellos programas relacionados con la contabilidad que tienen como objetivo sistematizar y hacer más fáciles las tareas diarias de contabilidad. En otras palabras, se considera software de contabilidad a cualquier programa que haga la vida más fácil a un contable.
El funcionamiento del software es sencillo:
  1. Se introduce la información necesaria para el programa, como podrían ser pólizas, ingresos o gastos de la empresa.
  2. El software utiliza toda esta información, la ordena y extrae conclusiones y datos como los inventarios, balances o nóminas.
  3. Utilizamos todos los resultados obtenidos en el software para realizar las tareas de contabilidad de una forma mucho más sencilla.Estos programas permiten al empresario o freelance no tener que perder cientos de horas al año en procesos de facturación o contabilidad. Por ejemplo, algunos software emiten facturas periódicas automáticamente o envían las nóminas, algo que de forma manual llevaría casi un día de trabajo.
Marian Vargas

domingo, 18 de marzo de 2018

Características de un Software Contable.



Características de un Software Contable:
Flexibilidad:
◦ Adaptación del esquema del programa a los requerimientos de la empresa.
◦ Posibilidad de cambio de formatos y fuentes para la presentación de informes.
◦ Definición de documentos típicos que son los de mayor utilización en la empresa.
◦ Edición del Plan de Cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.




Compatibilidad:
◦ Con otros programas de oficina más utilizados como el Office.
◦ Permita importar y exportar información con otros programas.
◦ Manejo de centros de costos.
◦ Con otros programas contables y financieros.
◦ Opción de manejo de diferentes monedas.
◦ Capacidad de intercambio de información local y externa.



Fácil manejo:
◦ Indicar la mayor información relativa en una sola vista.
◦ Actualización automática de saldos.
◦ No requiere personal especializado en computación para el manejo del programa.
◦ Desglose de la información por periodos
◦ Información por niveles. ◦ Interfaz gráfica.
◦ Capacidad de búsqueda por cualquier campo


Seguridad:
◦ Claves de acceso.
◦ Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de último nivel.
◦ Definición de usuarios con diferentes atributos de acceso así: de solo consulta, de grabación, de modificación, de eliminar, de transmitir.
◦ Informe de cualquier inconformidad con el balance de documentos.


Uniformidad:
◦ Plan Único de Cuentas básico incluido.
◦ Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información: de consultas y reportes.
◦ Gráficas estadísticas.
◦ Presentación permanente del plan de cuentas en pantalla.

Reportes básicos requeridos:
◦ Análisis estadístico.
◦ Plan Único de Cuentas.
◦ Lista de movimientos por cuenta y tercero.
◦ Comprobante diario de contabilidad.
◦ Estados financieros comparativos.
◦ Libros mayores y auxiliares.
◦ Lista de documentos por periodo.
◦ Reportes legales: IVA y retención en la fuente.

Opciones avanzadas:
◦ Facilidad de actualización del programa.
◦ Que tenga un generador de informes personalizados.
◦ Soporte contable en línea.


Oel Mendez.

Sistema de Clasificación de Asientos.

Uso de Saint Contabilidad
Saint contabilidad se instala de manera independiente o en conjunto con los programas saint administrativo y saint nomina, por lo que los movimientos contables relacionados con cualquier tipo de transacción que se realice en estos sistemas, incluyendo transferencias y costos del inventario, recepciones de mercancía, anticipos o pagos a proveedores, ventas y cobros a clientes, pago de nomina, entre otros, son creados y trasferidos cuando lo requiera el usuario como comprobantes al saint
contabilidad.

Entre las funcionalidades que incluye el saint contabilidad están un plan de cuentas flexible, manejo de presupuestos por cuentas, control de activos entre otras. Además saint contabilidad cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la información desde el punto de vista comercial, un sistema de clasificación de asientos que se denomina “tipos de asiento” haciendo más fácil la agrupación de la información contable al momento de generar. un comprobante contable tienes la funcionalidad es el manejo de centros de costos y de terceros, estos permiten definir el manejo costos y de terceros de su empresa, por ejemplo por divisiones, línea de productos sucursales, etc. los centros de costos y terceros, en conjunto con la cuenta contable, genera una matriz bidimensional que permite múltiples entradas, control de retención de impuestos, emitiendo certificados de retención, cruces y agrupaciones con información relevante, mostrada en informes predefinidos o con la ayuda de un poderoso generador de reportes, para facilitar la. Toma de decisiones para los consorcios, existe el concepto de empresa consolidadora, el cual permite agrupar la información de diversas empresas en una sola empresa consolidadora, de esta manera presentar estados financieros contables consolidados, información muy importante para evaluar el resultado de las operaciones globales. Y quizás lo más importante del saint contabilidad es que permite consolidad la información de varios sistemas saint administrativo y saint nomina, a distancia, admitiendo el registro de información contable de distintas empresas sin importar su localización geográfica.
Oel Mendez.